Lesezeit reservieren
Unerwünschte eMails löschen
Telefon benutzen

1. Schalten Sie die automatische Überprüfung aus
Bei moderner eMail Software können Sie bestimmen, wie häufig die angekommenen eMail gecheckt wird; die Frequenz kann sogar auf wenige Minuten eingestellt werden. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und schalten Sie dieses automatische Überprüfen aus. Schauen Sie in üblichen Pausen in Ihrem Arbeitsablauf zu Ihrer eMail: Zwischen zwei Aufgaben, am Anfang oder Ende des Tages, vor oder nach dem Mittagessen. 

2. Leeren Sie den Posteingang
Ein unordentlicher eMail Eingangsordner ist genauso schlecht wie ein unordentlicher Eingangskorb auf dem Schreibtisch. Sie verlieren Zeit, weil Sie alte Nachrichten anschauen, eMails noch einmal lesen, und sich sorgen über den Berg von eMails, der sich angesammelt hat. 
Entscheiden Sie sich bei der jeder ankommenden eMail, wie auf diese sofort reagiert wird — agieren Sie, archivieren Sie die eMail, löschen oder bewegen Sie diese in den "Lesen" Ordner. Was immer Sie auch tun werden, leeren Sie die Eingangsordner. 

3. Löschen Sie überflüssige Abos
Falls Sie viele Diskussionslisten abonniert haben, evaluieren Sie diese regelmäßig und beenden das Abonnement bei denjenigen, die Ihnen zuwenig wertvolle Informationen geben. Sicher, Sie mögen die gelegentlichen nützlichen Tipps und Trick missen, aber es ist nicht die Anstrengung wert, falls Sie viel Zeit mit dem Lesen von überflüssigen eMails vergeuden. 

4. Filtern Sie eingehende eMails
Moderne eMail Software lässt Sie eintreffende eMails "Filtern": eMail wird automatisch in andere Ordner sortiert, sobald sie angekommen ist. Zum Beispiel: Befördern Sie eMail mit der Titelzeile "Wichtige Informationen" in einen "Lesen" Ordner, eMail von Ihrem Chef in einen "Dringend" Ordner und eMail mit dem Text "Schnelles und leichtes Geld" in den Abfallkübel. Filter sind Ihre elektronischen Assistenten. Wenn Sie sich Zeit nehmen die eMails anzusehen und zu beantworten, finden Sie diese bereits vorsortiert in den getrennten Ordnern.

5. Lesezeit reservieren
Manche eMail - genauso wie einige gedruckte Medien - sind zur Information und bedingen keine Aktion. Diese eMail ist gewöhnlich wichtig, aber nicht dringend, und so landet diese oft zuunterst oder wird völlig ignoriert. Um diesen eMails die gebührende Aufmerksamkeit zu geben, transferieren Sie diese in einen "Lesen" Ordner und reservieren sich Zeit, um diese später zu lesen. 

6. Unerwünschte eMails löschen
Der einfachste und effektivste Weg unerwünschter eMail (bekannt als "SPAM") zu handhaben, ist diese zu löschen. Es kann verführerisch sein, sie zu lesen oder die Spur zum Verursacher zu verfolgen, sich zu ärgern, oder dauernd die eMail Adressen zu wechseln. Gewöhnlich ist es viel schneller die Lösch-Taste zu benutzen. 

7. Verteiler eingrenzen
Wenn Sie die Liste der Empfänger zusammenstellen, ist weniger definitiv mehr. Bei manchen Leuten ist es offensichtlich, dass sie als Empfänger in Frage kommen, aber bei manchen ist es an der Grenze. Fragen sich selbst: "Was geschieht im schlimmsten Fall, falls diese Person diese eMail nicht erhält"? Wenn die Antwort "Nichts" ist (und das ist oft der Fall ) dann entfernen Sie diese Person aus der Empfängerliste. Viele Geschäftsleute erhalten eine Flut von Informationen - diese danken es Ihnen, wenn Sie nicht dazu beitragen. Und wenn sie eMail von Ihnen empfangen, werden diese wissen, dass es wichtig ist.

8. Listen verwenden
Moderne eMail Software lässt Sie Kürzel kreieren (genannt alias, Spitzname, Liste oder Gruppe, abhängig von Ihrer Software). Damit können Sie an eine Gruppe von Leuten zu der gleichen Zeit senden. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie regelmäßig an Leute in der gleichen Gruppe senden, ob es ist Ihr Team ist, Mitglieder eines Kommitée, oder einer Gruppe von Freunden, welche Ihren Sinn von Humor teilen. Es spart Zeit und stellt sicher, dass Sie nicht jemanden vergessen. 

9. Mit Zitaten antworten
Beim Antworten auf eingegangene Nachrichten zitiert man Teile der ursprünglichen Nachricht, damit der Empfänger einen Zusammenhang zwischen Ihrer Antwort und seiner Ursprungs-Mail herstellen kann. Vielleicht schreibt und erhält der Absender täglich Dutzende von elektronischen Nachrichten. Wenn Sie nun auf eine eMail antworten, die er vor zwei Tagen geschrieben hat, dann weiß er vielleicht gar nicht mehr, worum es dabei eigentlich geht. Deshalb ist es üblich, die Kernaussage der ursprünglichen Nachricht als Zitat in die Antwort einzufügen. 
Beschränken Sie sich auf die wirklich wichtigen Zeilen der ursprünglichen eMail und löschen Sie den Rest. Die Nachricht bleibt auf diese Weise übersichtlich. Schreiben Sie darunter bzw. dazwischen die Antwort, und schicken Sie diese Nachricht ab. Es kann nerven, wenn man Zweizeiler bekommt und unten hängt dann die eigene Mail inklusive. Atachment dran, mit der Einleitung "Ursprüngliche Nachricht". 
Diese Technik ist so gebräuchlich, dass Ihre eMail Software es wahrscheinlich unterstützt. Konfigurieren Sie es so, dass beim "Antworten" die ursprüngliche Nachricht automatisch markiert ist. Es hat sich eingebürgert, dass jeder Zeile der Nachricht das Zitatzeichen ">" vorangestellt wird. Deshalb kann es auch Zitate innerhalb eines Zitats geben. Auf diese Weise können Sie die verschiedenen Antworten unterscheiden. An der Anzahl der vorangegangenen Zitatzeichen kann man bei längeren eMail-Dialogen erkennen, wer wann bis was gesagt hat. 

10. Telefon benutzen!
Eine neuere Studie durch Yahoo's Internet Life Magazin fand heraus, dass die Hälfte der PC-Anwender lieber eine eMail senden als zu telefonieren. eMail ist ein wunderbares Werkzeug, aber einige Leute verwenden es für Dinge, die besser auf andere Weise getan werden: komplexe Angelegenheiten, emotionale Diskussionen, sensibles Material und Zurechtweisungen oder Abmahnungen. eMail ist kein Allheilmittel für jedes Kommunikationsproblem. Denken Sie daran und Sie werden wissen, wann es Zeit ist, die eMail Spur zu verlassen und das Telefon zu benutzen oder sich persönlich zu treffen. 

11. Die Zwei-Minuten-Regel
Wenden Sie nicht mehr als zwei Minuten auf, um eine eMail Nachricht zu verarbeiten. Handhaben Sie eMails, indem Sie diese zum Beispiel weiterleiten, löschen oder ein Treffen planen um den Aspekt zu lösen, der in in der eMail erwähnt ist. Sie werden erstaunt sein, wieviele eMail Sie in weniger als zwei Minuten handhaben können. 
Wenn Sie feststellen, dass die Bearbeitung einer speziellen eMail länger als zwei Minuten benötigt und Sie können es nicht delegieren oder eine geeignetere Aktion starten, stellen Sie es in Ihre TO-DO-LISTE. Transferieren Sie dazu die Nachricht einfach in Ihren Arbeitsordner. Dann bestimmen Sie die nächste Aktion anhand der Titelzeile, setzen einen Fälligkeitstag, und ordnen die eMail in eine geeignete Kategorie. 

12. Aussagefähige Betreffs
Oft reicht es, eine Kurzinfo nur in den Betreff zu schreiben und mit [EOM] (End Of Message) zu beenden. Der Empfänger muss die Mail dann nicht aufmachen. Schreiben Sie möglichst viel Information im Betreff, z.B. kann man bei "Thomas Dienstag 1.5. nicht im Büro" die gesamte Nachricht direkt in der Inbox-Liste erkennen. Editieren Sie die Betreffzeilen, wenn sich der Inhalt im Laufe eines eMail-Wechsels ändert. Benutzen Sie sogenannte "Tags" im Betreff damit der Empfänger sofort weiß, was zu tun ist. Hier eine Auswahl von "Tags":

 13. Setzen Sie die „Priorität“ gezielt ein
Setzen Sie gelegentlich die Priorität (Priority low/high), aber wirklich nur dort, wo es Sinn macht. 

14. Fünf-Wochen-Ordner erstellen
Bewährt hat sich auch ein sogenannter Fünf-Wochen-Ordner. Da kommt alles rein, von dem man nicht genau weiß, ob man damit noch etwas machen soll oder muss. Könnte ja sein, dass der Kunde morgen noch einmal anruft. Die eMails werden dann nach fünf Wochen automatisch gelöscht.